Những việc cần lưu ý khi vận chuyển văn phòng mới

Việc chuyển văn phòng làm việc mới của một doanh nghiệp đó là điều không hề dễ dàng, những việc bạn cần làm để quá trình chuyển đổi địa điểm diễn ra suôn sẻ sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với việc bạn chuyển nhà hay chuyển phòng trọ bởi vì văn phòng làm việc là nơi có nhiều trang thiết bị và vật dung nhiều tài liệu quan trọng cần bảo quản, chưa kể công ty vẫn phải hoạt động trong thời gian di chuyển đến nơi mới. Vì vậy trước khi chuyển văn phòng bạn phải lập kế hoạch, chuẩn bị đóng gói đồ đạc, chọn thời gian, dự trù kinh phí…

Để hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch và những thủ tục cần thiết khi chuyển văn phòng hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây cùng Clean 24H nhé.

Những lưu ý khi vận chuyển văn phồng
Những lưu ý khi vận chuyển văn phồng

Kế hoạch vận chuyển văn phòng

Trước tiên để chuẩn bị vận chuyển văn phòng thì một công việc hết sức quan trọng đó chính là lên kế hoạch.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Bạn cần phải lên danh sách các công việc cần làm. Điều này sẽ tạo sự thuận tiện cho quá trình chuyển dời. Sau khi đã tìm được địa điểm để chuyển văn phòng đến bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch, đảm bảo mọi công việc diễn ra thật suôn sẻ. Kế hoạch càng chi tiết sẽ càng có lợi cho quá trình vận chuyển của bạn.

Việc đưa ra một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn biết được những công việc nào cần làm. Đồng thời, cũng dễ dàng hơn trong việc phân bổ nguồn lực để di chuyển văn phòng. Hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh không mong muốn trong khi di chuyển.

Khi phân công nhân viên đảm nhiệm công việc bạn cũng cần phải có phương án rõ ràng. Như vậy mới đảm bảo được hiệu quả làm việc và tranh công việc bị xáo trộn. Một số vấn đề bạn cần phải có trong kế hoặc là:

  • Di chuyển các thiết bị viễn thông như điện thoại, internet.
  • Bổ sung hoặc thay thế các thiết bị văn phòng, đồ nội thất phù hợp.
  • Thay đổi thông tin địa chỉ văn phòng trên mọi giấy tờ, phương tiện của công ty.
  • Thiết kế và bố trí nội thất cho văn phòng mới.
  • Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (nếu cần).

Chọn thời gian phù hợp

Bạn đừng nghĩ chỉ có ở nhà mới cần phải xem xét ngày giờ khi di chuyển, chuyển văn phòng cũng quan trọng như vậy, nên bạn cần phải lựa chọn ngày, giờ đẹp, phù hợp với chủ công ty để may mắn gõ cửa công ty bạn nhiều hơn.

Và tốt nhất nên lựa chọn di chuyển vào cuối tuần, để không gây ảnh hưởng công việc. Nếu lựa chọn vận chuyển ở các ngày trong tuần thì cần sắp xếp công việc trước đó. Đảm bảo việc di chuyển văn phòng sẽ không gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.

Thống kê trang thiết bị, đồ đạc vặt dụng

Cách vận hành của một doanh nghiệp, công ty đều có sự chỉn chu, cẩn thận theo từng bước. Áp dụng vào việc vận chuyển văn phòng, những người có nhiệm vụ cần thông kê đầy đủ các đồ đạc, trang thiết bị.

Đây vừa là cách để kiểm tra lại số lượng đồ dùng so với thời gian ban đầu, độ hư hỏng đồng thời đảm bảo chính xác những số liệu sau khi vận chuyển. Tránh tình trạng thất lạc, mất đồ không đáng có và quá trình vận chuyển cũng trở nên chuyên nghiệp hơn

Chuẩn bị các loại vật dụng hỗ trợ vận chuyển văn phòng

Một số thứ quan trọng cần phải chuẩn bị là hộp, thùng đựng đồ, băng keo,… Thùng carton là vật dụng vô cùng quan trọng, không thể không có mặt trong quá trình chuyển đồ. Nó có tác dụng chứa những món đồ của văn phòng một cách gọn gàng.

Tốt nhất bạn nên chuẩn bị đầy đủ thùng giấy cho từng phòng ban, từng nhân viên. Cách đơn giản và nhanh chóng nhất là để mỗi nhân viên tự thu xếp đồ cá nhân của mình. Điều này sẽ tránh được sự lộn xộn và nhầm lẫn đồ đạc trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, sử dụng thùng carton còn giúp hạn chế va đập đồ đạc trong lúc di chuyển.Ngoài ra, để đảm bảo an toàn cho đồ đạc cần chuẩn bị thêm giấy báo, mút xốp,… để việc đóng thùng đồ trở nên dễ dàng hơn.

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *